YAZARLAR

İbrahim Güler

Sertaç Tok

Sedat Eryürek

Ali Farsak

Hasan Doğan

 

Asmmmo TV
Asmmmo Cafe
Asmmmo Enstitü

Luca

 BAZI MÜKELLEFLERCE KAYITLARIN BİLGİSAYAR ORTAMINDA TUTULMASI VE MUHAFAZASI MECBURİYETİ

 Adana, 06.03.2014
İbrahim GÜLER *
Adana SMMM Odası Vergi Mevzuatı
İnceleme Komisyonu Başkanı

Hemen belirtmekte fayda var. Bu konunun e-defter ile bir ilgisi yoktur.

            Bu konu, vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla, 431 Sıra No'lu VUKGT'ile aşağıda yer alan mükelleflere, 01.07.2014 tarihinden itibaren ; satış, alış, envanter, ithalat, ihracat ve üretim kayıtlarının, makalenin III. bölümünde açıklandığı şekilde  asgari içeriklere uygun olarak bilgisayar ortamında oluşturulması ve istenildiğinde de ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilmesi mecburiyeti ile ilgilidir.

            Kapsama giren mükellefler bundan böyle 01.07.2014 tarihinden itibaren muhasebelerini bilgisayar ortamında tutmak ve yevmiye kayıtlarını da, aşağıda açıklanan şekilde yapmak zorundadırlar.

            I- KAPSAMA GİREN MÜKELLEFLER:

1) 4760 sayılı ÖTV Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar,

2) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dahil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

3) 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

4) 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

5) 4760 sayılı ÖTV Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin (B) cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak;

a) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan, tütün ticareti yetki belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

b) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan, üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

c) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan, üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamüllerinin, toptan satış belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.   

            II- KAYITLARIN MUHAFAZASI VE İBRAZI:

            Muhafaza edilecek kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtlar, aşağıda yer alan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmelidir.

a) .xls - Microsoft Excel dosyası,

b) .xlsx - Microsoft Excel dosyası,

c) .txt - Düz metin dosyası,

ç) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,

d) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası.

            Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, oluşturulan kayıtlara ilişkin her türlü dosya, veritabanı dosyası, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarını kapsamakta olup, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayabilmelidir.

            Kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir.

III- YEVMİYE KAYITLARININ OLUŞTURULMASI:

            A) Satış Kayıtları (İadeler Dahil:

            1) Fatura ve Fatura Yerine Geçen Belgelerle Yapılacak Kayıtlar:           

            Satılan mal veya hizmetler nedeniyle düzenlenen fatura ve fatura yerine geçen belgeler ile bilgisayar ortamında yapılacak satış (iade) kayıtlarında asgari olarak aşağıdaki hususların bulunması gerekmektedir.

            Yevmiye tarihi, yevmiye numarası, belge tarihi, belge seri-sıra no (varsa referans numarası), alıcının adı soyadı ve unvanı, alıcının vergi veya TC no, ürün kodu, satılan her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar, ölçü birimi (lt, adet, kg, saat v.b.), satılan her bir mal veya hizmet cinsine ilişkin birim fiyat ve tutar, satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV v.b.) ile bu vergilere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar, belge üzerindeki indirim ve iskontolar, belge toplam tutarı     

            2) Yazar Kasa Fişleri İle Yapılacak Kayıtlar:

            Yazar kasa fişleri ile yapılacak kayıtlar, yazar kasa fişi üzerinde yer alan bilgiler ile sınırlıdır.

            Mükellefler, satış belgelerine ilişkin kayıtlarda aynı mal veya hizmet cinsi için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.

            B) Alış Kayıtları (İadeler Dahil:

            1) Fatura ve Fatura Yerine Geçen Belgelerle Yapılacak Kayıtlar:           

            Temin edilen mal veya hizmetler nedeniyle düzenlenen fatura ve fatura yerine geçen belgeler ile bilgisayar ortamında yapılacak alış (iade) kayıtlarında asgari olarak aşağıdaki hususların bulunması gerekmektedir.

            Yevmiye tarihi, yevmiye numarası, belge tarihi, belge seri-sıra no, satıcının adı soyadı ve unvanı, satıcının vergi veya TC no, ürün kodu, alınan her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), alınan her bir mal cinsine ilişkin miktar, ölçü birimi (lt, adet, kg, saat v.b.), alınan her bir mal veya hizmet cinsine ilişkin birim fiyat ve tutar, alış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV v.b.) ile bu vergilere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar, belge toplam tutarı    

            2) Yazar Kasa Fişleri İle Yapılacak Kayıtlar:

            Yazar kasa fişleri ile yapılacak kayıtlar, yazar kasa fişi üzerinde yer alan bilgiler ile sınırlıdır.

            Mükellefler, alış belgelerine ilişkin kayıtlarda aynı mal veya hizmet cinsi için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.

            C) Dönem Başı ve Dönem Sonu Mal Stoklarına İlişkin Envanter Kayıtları:

            Dönem başı ve dönem sonu ilk madde malzeme, yarı mamul, mamul, ara girdi ve ticari malların, mal mevcutlarına ilişkin kayıtların, her bir mal cinsi ile ilgili olmak üzere;

              Ürün kodu, cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), ölçü birimi (lt, adet, kg, v.b.), miktar, yarı mamüllerin tamamlanma yüzdesi, birim maliyet, toplam tutarı ihtiva edecek şekilde tutulması gerekmektedir.

            Mükellefler, envanter kayıtlarında aynı mal için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.       

            Ç) İthalat Kayıtları:

            Mükellefler, ithalat işlemleri ile ilgili olarak oluşturacakları bilgisayar kayıtlarında asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer vermek zorundadırlar. 

            Yevmiye tarihi, yevmiye numarası, belge tarihi, belge seri-sıra no, satıcının adı soyadı veya unvanı, satıcının ülkesi, satıcının kodu, ithalatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, fiili ithalat tarihi, fiili ithalat miktarı, gümrük beyannamesi tescil tarihi, gümrük beyannamesi tescil numarası, ithal edilen malın G.T.İ.P. numarası, ürün kodu, ithal edilen her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), ithal edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar ve net miktar, ölçü birimi (lt, adet, kg, v.b.),

ithal edilen her bir mal veya hizmet cinsine ilişkin birim fiyat ve toplam tutar,

ithalat işlemleri ile ilgili vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV v.b.), belge toplam tutarı, ithalat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN'ı.    

            Mükellefler, ithalat kayıtlarında aynı mal ve hizmet için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.       

            D) İhracat Kayıtları:

            Mükellefler, ihracat işlemleri ile ilgili olarak oluşturacakları bilgisayar kayıtlarında asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer vermek zorundadırlar. 

            Yevmiye tarihi, yevmiye numarası, belge tarihi, belge seri-sıra no, alıcının adı soyadı veya unvanı, alıcının ülkesi, alıcının kodu, ihracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, fiili ihracat tarihi, gümrük beyannamesi tescil tarihi, gümrük beyannamesi tescil numarası, ihraç edilen malın G.T.İ.P. numarası, ürün kodu, ihraç edilen her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), ihraç edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar ve net miktar, ölçü birimi (lt, adet, kg, v.b.), ihraç edilen her bir mal veya hizmet cinsine ilişkin birim fiyat ve toplam tutar, belge toplam tutarı, ihracat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN'ı.    

            Mükellefler, ithalat kayıtlarında aynı mal ve hizmet için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.       

            E) Üretim Kayıtları:

            Üretimle ilgili kayıtlarda, asgari olarak, aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

            1- Üretim Girdileri İçin:

            Dönem başlangıcı, dönem bitişi, girdi malın ürün kodu, girdi malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), miktarı, ölçü birimi (lt, adet, kg, v.b.), birim maliyet, toplam maliyet.   

            2- Üretim Çıktıları İçin:

            Dönem başlangıcı, dönem bitişi, üretilen malın ürün kodu, üretilen malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), miktarı, ölçü birimi (lt, adet, kg, v.b.), birim maliyet, toplam maliyet.   

             3- Üretim Süreci İçin:

a) Mamul ya da yarı mamülü üretebilmek için kullanılması gereken ilk madde ve malzeme, yarı mamüller ile üretim süreci sonunda elde edilecek ürünlerin miktar bilgileri ile tarif edildiği ürün reçeteleri,

b) Hammadde, malzeme ve mamüller ile ilgili olarak stok, sevk ve üretim süreçlerinde oluşan fire ve zayiatın cinsi, miktarı ve ürün kodu.

Üretim süreci tamamlanmayan yarı mamüllere ait kayıtlar, çıktılar arasına dahil edilmeden ayrı takip edilecektir.

Mükellefler, üretime ilişkin kayıtlarında aynı mal ve hizmet için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadırlar.              

Makalenin, I- Kapsama Giren Mükellefler kısmında sayılan mükelleflerden, ÖTVK'nu ekinde yer alan (I) ve (III) sayılı listelerdeki mallar dolayısıyla mükellefiyeti bulunanlar, söz konusu mallarla ilgili oluşturacakları kayıtlarında, ilgili malların Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (G.T.İ.P.) bilgilerine de yer vermek zorundadırlar.

 _________________________________________________________________________

 

 

(*) Makalenin amacı, konuyla ilgili genel bilgi vermektir. Yazar, makalenin hatasız olduğuna güvence vermez. Okuyucunun, bu bilgi ve yorumlarla yetinmeyerek konuyu derinlemesine araştırmasını veya konuya hakim profesyonel bir danışmana başvurmasını tavsiye eder.